Digitale Buchhaltung – 6 Gründe warum sich der Umstieg lohnt!

Immer noch herrscht in vielen Unternehmen hierzulande großer Nachholbedarf, wenn es um den Schritt in die Digitalisierung geht. Dies betrifft besonders die Buchhaltung. Analoge Buchhaltungssysteme sind heutzutage schlichtweg nicht mehr zeitgemäß und viel zu ineffizient, so dass sich der Umstieg auf eine digitale Buchhaltung durchaus lohnen kann.

Durch eine digitalisierte Buchhaltung gelingt es ein Unternehmen eine bessere Übersicht und mehr Klarheit im unternehmerischen Finanzbereich zu schaffen.
Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um einen kleinen Betrieb oder ein großes Unternehmen handelt. Durch eine digitale Buchhaltung gelingt es gleich mehrere Vorzüge zu genießen. Doch sollte die Umstellung nur erfolgen, wenn man dies vorab ausführlich mit seinen Mitarbeitern besprochen hat. Denn oftmals benötigt es eine besondere Schulung, um einen problemlosen Umgang mit der neuen Software zu gewährleisten. Dabei gibt es ganz unterschiedliche Buchhaltungssysteme und Software, mit denen sich der Schritt in die digitale Finanzwelt gehen lässt.

Digitale Buchführung mit einem Notebook
Bild: Photo by Austin Distel on Unsplash

Je nach unternehmerischen Ansprüchen sollte ein entsprechendes Buchhaltungsprogramm ausgewählt werden. So macht es einen großen Unterschied, ob man eine Software für eine doppelte Buchführung, lediglich eine einfach Gewinn- und Verlustrechnung oder eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung aufstellen möchte.
Um die Buchhaltung in einem Unternehmen auf die digitalen Umstellungen vorzubereiten, gilt es auf ein paar wesentliche Faktoren zu achten. Denn, wenn die Umstellung von analoger zu digitaler Buchhaltung problemlos gelingt, wird es möglich von den enormen Annehmlichkeiten zu profitieren. Wir haben Ihnen im Folgenden sechs Gründe zusammengefasst, warum sich der Umstieg auf eine digitale Buchhaltung lohnen kann. So erhalten Sie hier alle Vorteile von digitalen Buchhaltungsprogrammen im Überblick.

Einfaches Banking mit digitalem Geschäftskonto

Im Vergleich zu traditionellen Banken gelingt mit einem digitalen Geschäftskonto deutlich schneller und effizienter verschiedene Transaktionen in einem Unternehmen durchführen. Vor allem aber wird es möglich mit einem digitalen Geschäftskonto die Buchhaltung in einem Unternehmen deutlich zu vereinfachen. Das Geschäftskonto auf getpenta.com ermöglicht es in Echtzeit mit vielen verschiedenen Buchhaltungsprogrammen zu synchronisieren, so dass alle Einnahmen und Ausgaben sofort in der Buchhaltung erscheinen. Auch Belege müssen nicht länger aufwendig gesammelt werden. Ein Foto mit dem Smartphone reicht aus, um dies an die Buchhaltung zu übermitteln. Zudem gelingt es alle Ausgaben für einzelne Projekte im Auge zu behalten und das Budget in verschiedene Kategorien zu sortieren. So hilft dieses digitale Firmenkonto besonders dabei Zeit zu sparen und die Buchhaltung deutlich effizienter zu machen. Das Penta Geschäftskonto lässt sich innerhalb von nur zwei Werktagen eröffnen, so dass sich sofort alle Überweisungen mit deutscher IBAN durchführen lassen. Hierfür ist es lediglich notwendig die Personendaten mit dem Postident zu verifizieren. Das Firmenkonto lässt sich sogar mit einem Steuerberater verbinden, so dass auch die Steuererklärung deutlich unkomplizierter erstellt werden kann.

Kosten senken durch digitale Buchhaltung

Das moderne Banking für Geschäftsleute ermöglicht es die Kosten für Material und Aufbewahrung in einem Unternehmen zu reduzieren. Zudem gelingt es in einer komplett papierlosen Buchhaltung die Umwelt zu schonen. Es muss nicht jede Rechnung extra ausgedruckt und anschließend archiviert werden. Ein cloudbasiertes Buchhaltungssystem ermöglicht es alle Rechnungen für unbestimmte Zeit digital abzuspeichern. Auf diese Weise wird es möglich allen Mitarbeitern und Führungskräften jederzeit Zugang zu den aktuellen Zahlen des Geschäftskontos zu geben.

Digitalisierte Buchhaltungssysteme lassen sich überall und jederzeit abrufen

Ein cloudbasiertes Buchhaltungssystem eignet sich am besten um alle unternehmerischen Finanzfragen sorgfältig und ordentlich zu managen. Dabei gibt es bei der Speicherung in einer Cloud gleich mehrere Vorteile. Denn Daten, Zahlen und Kundeninformationen können überall und zu jederzeit abgerufen werden. Hierfür wird nur eine Internetverbindung benötigt. Außerdem gelingt es Rechnungen schnell und einfach einzurechnen. Durch ein Foto einer Rechnung gelingt es diese problemlos an die Buchhaltungsabteilung abzugeben.

Wichtige Dokumente und Rechnungen lassen sich sofort finden

Wer kennt es nicht: Wenn man in der analogen Buchhaltung einen Beleg oder eine Rechnung sucht, kann dies ganz schön Zeit in Anspruch nehmen. Anders als beim Abheften von Rechnungen und anderen Dokumenten in einen Ordner gelingt es bei einer digitalen Buchhaltungssoftware mit ein paar Begriffen das komplette Online-Archiv zu durchsuchen. Auf diese Weise gelingt es innerhalb weniger Sekunden die benötigten Unterlagen in digitaler Form zu finden. Doch aufgepasst: Eine schnelle Suche gelingt nur, wenn man Dokumente entsprechend kennzeichnet. So gelingt es Rechnungen und Ausgaben schnell zu den richtigen Konten zuzuordnen. Bei der papierlosen Buchhaltung gelingt es mit einer Volltextsuche schnell wichtige Dokumente zu finden, wodurch man viel Zeit sparen kann.

Datensicherheit in einem cloudbasierten System

Datendiebstähle können für Unternehmen schnell einen hohen Schaden bedeuten. Dabei gelingt es den Datendiebstahl von Einbrechern durch die Abspeicherung von Geschäftsakten und wichtigen Dokumenten in einer Cloud zu schützen. Auch ein Wasserschaden oder ein Brandfall in einem Unternehmen bedeutet nicht länger den Verlust von allen Dokumenten in der Buchhaltung. Um von einer höchstmöglichen Sicherheit zu profitieren, gilt es auf ein Buchhaltungssystem zu setzen, welches nach GoBD Grundsätzen aufgestellt ist. So lässt sich gewährleisten, dass alle Daten und Dokumente ordnungsgemäß und sicher gespeichert werden und den aktuellen gesetzlichen Grundlinien entsprechen.

Besserer Überblick von den Finanzen

Vor allem in großen Unternehmen kann es schnell sehr unübersichtlich werden, wenn es um die Finanzen geht. Um stets einen Überblick von den Finanzgeschäften in einem Unternehmen zu haben, können Führungskräfte schnell und einfach die digitale Buchhaltung aufrufen. So lassen sich die gesamtheitlichen Finanzen in einem Unternehmen überblicken. Dabei gelingt es für eine Visualisierung von aktuellen Ausgaben und Einnahmen zu sorgen, mit der sich der Geschäftsverlauf deutlich besser einschätzen lässt. Auch Finanzlücken lassen sich auf einen Blick erkennen.

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